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ERP系统中物流与财务无缝连接的实现
1 引言
在企业管理中，物流和财务都是独立计账的，到了月底年终财务人员都必须和各部门的管理人员核对报表和单据，这一工作数据量大，需要大量的时间和精力，并且常常会发生一些错误，这样不但会影响财务的质量，而且会推迟财务报表的时间。
企业通过成功实施ERP，完全可以使企业内的数据具有完整性和唯一性，使企业的物流和财务实现无缝连接，并且使得财务凭证、账簿和报表自动生成，大大的提高了财务的质量，使得财务人员能够轻松愉快的工作。
2 实现过程
在ERP中，存货核算是企业物流和财务连接的桥梁。存货核算管理，包括外购入库核算、存货估价入账、自制成本核算、存货成本结转、销售收入核算、记账凭证管理、计划成本管理、期末结账等处理功能。按照事务类型定义会计核算凭证和核算处理流程，以采购管理、仓存管理、销售管理子系统业务单据和发票分别进行存货成本和产品销售收入核算处理，提供按单和汇总生成记账凭证处理选项，通过记账凭证输出将业务处理信息分别输出到总账系统、应收账管理、应付账管理系统，实现企业业务、财务一体完整管理。
2.1存货入库核算处理
存货入库核算处理，ERP系统遵循企业对存货入库业务核算的正常业务处理流程和方法，通过入库业务核算将购货业务处理信息用规范性的记账凭证、会计账户等会计信息反映出来，把采购管理系统同应付账款系统有机的联系在一起。
存货计价是影响存货成本核算的一项重要因素，对入库的计价系统采取实际成本计价和计划成本计价两种方式。采用实际成本法核算存货成本，存货入库按取得时的实际成本入账。采用计划成本法核算存货成本，存货入库按计划成本入账，会计科目增设“材料采购”、“材料成本差异”，以便核算实际成本和计划成本之间的差异。
存货入库核算处理，ERP系统采用面向对象和职能的处理思路，分为外购入库核算、存货估价入账、自制入库核算、其他入库成本核算、生成记账凭证几种功能处理模块。对于外购入库材料的采购费用的处理，使用者可选择按数量、按金额或手工分配给采购发票，然后由采购发票按数量标准分配费用到对应的入库单。
2.1.1外购入库核算
外购入库核算，主要针对企业对外采购并已收到发票的入库材料进行核算。他的核算，以采购发票上的金额和对应的入库单中的数量为准，保证核算的正确性。
于大部分外购材料都存在采购费用，所以“外购入库物料成本=发票金额+采购费用”，这样外购入库成本核算自然就涉及采购费用在不同物料上的分配问题。系统考虑全面，设计周详，在自动核算成本的同时，最大限度的实现采购费用在不同物料上的分配。
2.1.2存货暂估入库
所谓存货暂估存货暂估是外购入库的货物发票未到，在不知道具体单价时，财务人员期末暂时按估计价格入账，下月初用红字做同样的记账凭证，予以冲回。本系统采用同样的处理方式，在存货暂估后，期末结账后，自动生成红字记账凭证冲回原暂估凭证，实现暂估入库核算的自动化处理。
2.1.3自制成本核算
自制成本核算的是经过本企业加工的存货，无论采用实际成本法还是采用计划成本法，自制成本核算时均应录入存货的实际成本。
2.1.4其他入库成本核算
无论采用实际成本法还是采用计划成本法，其他入库成本核算时均应录入存货的实际成本。
2.1.5委外加工入库核算
委外加工入库核算主要是核算事务类型为“委外加工”的入库单据。无论采用实际成本法还是采用计划成本法，委外加工入库核算均应录入存货的实际成本。
2.2存货出库核算
存货出库采用实际成本法和计划成本法进行核算。实际成本法下，ERP系统提供先进先出法、后进先出法、加权平均法、移动加权平均法、分批认定法五种方法；材料明细账中对加权平均法全月显示和对其他四种方法及时显示发出成本。计划成本法下，设置计划单价，财会部门平时在材料明细账的“收入、发出和结存”栏只登记数量，不必逐笔反映金额，期末计算数量和金额。
存货出库核算，在结转存货发出成本时，ERP系统首先检查是否还有未核算成本的入库单，如有则提示后中断退出。采用实际成本法时，自动按存货计价方法计算出每一张出库单上各物料的发出单价；采用计划成本法时，系统首先计算材料成本差异率，然后在出库单上自动填入计划单价并计算发出金额，最后计算发出材料应分摊的材料成本差异。
存货核算采用何种计价方法，是通过每种物料资料设置的“计价方法”来判断的。
ERP系统充分体现工业企业生产过程和核算程序。先由领料部门填制“领料单”，待仓库审查后再办理领用手续；财务部门根据“领料单”和“出库单”进行会计核算。在此，需提供按领用“部门”和“用途”归类汇总的“发料凭证汇总表”生成记账凭证的功能，其目的为计算和归集成本对象和成本项目提供接口。
2.2.1材料出库核算
材料出库核算，ERP系统首先检查是否还有未记账的入库单，如有则提示后中断退出。这时使用者只有把未记账的入库单记账，才能重新进行出库成本核算。
采用实际成本法时，自动按选定的存货计价方法计算出每一张出库单上各物料的发出单价；采用计划成本法时，系统首先计算材料成本差异率，然后在出库单上自动填入计划单价并计算发出金额，最后计算发出材料应分摊的材料成本差异。
2.2.2产成品出库核算
产成品出库核算，ERP系统首先检查是否还有未记账的自制入库单据，如有则提示后中断退出。这时使用者只有把未记账的自制入库单据记账，才能重新进行出库成本核算。
采用实际成本法时，自动按选定的存货计价方法计算出出库产成品的金额；采用计划成本法时，ERP系统首先计算产成品成本差异率，然后填入实际价，最后计算发出的产成品应分摊的成本差异。
2.2.3不确定单价录入
ERP系统可以进行“负结存”核算。建议使用的是采用计划成本法核算负结存。由于负结存可能导致一些出库单据不能确定单价，如没有入库而直接出库的单据系统就不能确定单价，这时就需要手工来确认单价。“不确定单价录入”功能为用户手工确认单价提供用武之地。
2.3记账凭证管理
系统在进行出入库核算后，下一步就要生成记账凭证。存货核算管理系统根据凭证模板生成的记账凭证自动会传递到总账、应收、应付系统，实现财务和业务的一体化操作。
2.3.1证凭模板设置
将发票、出入库单等核算单据，自动生成记账凭证，是工业物流和资金流中的重要环节，要得到准确的记账凭证，须通过凭证模板设置，将凭证所需的明细科目、核算项目、金额等各要素与单据建立对应关系。
ERP系统的凭证模板设置能实现一种核算单据对应多个模板，自由设定某一个模板为默认模板，系统按默认模板生成记账凭证。对于设定了多核算项目的科目，自动携带多核算项目。对于外币核算科目，生成凭证时会自动进行外币转换。对于采用数量金额核算的科目，自动携带物料数量。
凭证模板科目取数来源多样化，除可直接取自凭证模板外，还可取自物料资料或部门资料中设定的科目。
凭证模板设置应根据物料所采用的计价方法，作相应的凭证模板设置。如所有的物料均不采用计划成本法，则只需设置实际成本法下的凭证模板。否则必须将实际成本法和计划成本法的模板设置好。现以外购入库为例来，介绍如何设置凭证模板。
◇选择外购入库事务类型，
◇模板编号：录入不重复的模板编号，可为数字或字母。
◇模板名称：为您设定的新模板命名。
◇凭证字：确定该模板的凭证字，一般业务系统机制凭证的凭证字，应区别于总账系统手工录入凭证的凭证字。
◇科目来源：凭证模板上每一条分录的明细科目，来源有六种，除可直接取自凭证模板外，还可取自单据上物料的存货科目、销售收入科目、销售成本科目、材料成本差异科目或单据上部门的核算科目。
◇科目：当科目来源为凭证模板时，用户需指定此条分录明细科目。科目来源为其他选项时，科目屏蔽，不必录入。生成凭证时系统自动根据科目来源，结合目标单据动态寻找。
◇借贷方向：确定科目的借贷方向。
◇金额来源：取自单据上的金额字段。单据由已钩稽的一套外购入库单和外购发票组成。因此，金额来源除了外购入库单上的实际成本外，还有采购发票上的税额、价税合计和采购费用。
◇摘要栏：录入凭证的摘要信息。
◇核算项目：当模板上的固定科目设有核算项目时，必须进行核算项目的设置，即核算项目与单据上的字段形成对应关系，便于系统在生成凭证自动寻找并携带核算项目。
2.3.2生成凭证
根据自己需要按单或汇总生成凭证。如果需要一张单据生成一张凭证，则是按单生成凭证；如果需要多张单据生成一张凭证，按汇总生成凭证。
３ 总结
我司使用的是金蝶K/3ERP系统，经过几年的实践，目前扬州五亭桥缸套有限公司的信息化体系已基本建立起来，金蝶K/3ERP系统将帮助我公司建立起物流、资金流和信息流的一体化管理。实现了企业物流和财务无逢连接，加速财务报表的完成时间，使财务数据及时反映企业的经营状况，为决策提供了依据。
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