文档管理和档案管理

    文档管理是PDM的核心功能之一，这本来是个卖点，但是由于有些人认为实现文档管理还有一些更为廉价的手段，所以它不但不为PDM增色反而常常成为话柄，以至于现在供应商在向用户讲解PDM的好处时都不敢首先提及文档管理，生怕落入一个早已布置好的圈套。

    文档管理真的那么廉价吗？在研修班上，来自航天企业的专家，就PDM如何满足档案管理要求提出疑问，讨论结果表明，长期以来供应商对这方面的需求缺乏准确把握，大多数用户在他们的导向下自己放弃了档案管理的传统和立场，将文档管理局限于PDM系统之内，仅仅满足于对文档的创建、检入、检出、发布和变更操作以及电子仓库功能的实现上。事实上文档管理应该覆盖其整个生命周期，而其生命周期不管是在空间上还是在时间上都超出了PDM的范围，有必要延伸到档案管理领域。
 
    1. 文档管理和档案管理初略比较

    工程师在PDM中完成文档的创建、发布，然后将电子文档提交到档案管理部门，如果发生更改，通知档案管理部门。更改过程有的是由工程师执行更改，档案管理员核对，有的是由档案管理员执行更改，工程师核对。无论创建、发布、存档还是更改，都是首先由工程师在PDM中启动流程，主动权在工程师手里。

    2. 存在的问题

    目前，关键问题在于对文档或文件有效性、一致性、完整性的鉴别及其更改控制。

    1). 归档一致性  PDM中“归档”和档案管理中“归档”具有不同的含义，从而导致操作步骤及归属的不一致。
    2). 文档有效性基准  在电子文档和纸介质文档之间以哪一个为有效性基准；在图档管理对象和档案管理对象之间又以哪一个为有效性基准。过去一般以纸介质和档案管理对象为基准，但是现在在新技术面前遇到了很大挑战，比如三维模型只有电子文档，没有纸介质文档；几乎所有企业内创建的产品电子文档都首先是PDM的文档管理对象，然后才是档案对象；电子文档的有效取决于设备和应用软件的支持，一个没法打开的文件是无效的。
    3). 更改控制  

    * 更改一致性  文档归档之后，所有的不一致几乎都是“更改”引起的，表现为更改结果和更改令的要求不一致、在不同介质上的更改结果不一致。
    * 更改权限  现行的档案管理无论是手工还是计算机系统，与PDM中更改权限控制机制都不一样，在PDM中权限的授予和撤销容易实现，但是正因为此，使得档案管理人员不得不对这种控制的结果表示担忧。
    * 更改流程  启动在PDM之内，结束却在PDM之外，相互之间严重脱节。

    3. 有关研究和方法

    对于问题的研究应该从PDM和档案管理两个方面来努力，但是从查阅到的有限的资料来看，档案管理方面无论是对于问题的洞察和研究分析都要超前一步，他们已经提出了一些颇具实际指导意义的原则和思路：

    * 电子文件所占比例越来越大，最后可能取代纸质文件，但是在这之前两者共存，共存的形态表现为双套制或双轨制，双轨制更先进合理。
    * 前端控制，档案管理向前端延伸，在文件生成的时候就开始介入，由被动管理变成主动管理。
    * 对电子文件“来源原则”仍然有效，用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。
    * 档案管理流程改造。
    * 与企业产品管理系统衔接，接收有效数据。
    * “源数据自动化”原则，一方面在文件和元数据产生的地方（即源头）一次性获得有关数据；另一方面收据收集工作尽量利用自动化手段，如系统自动生成等。
    * 仍然必须强调制度保障的作用

    PDM方面对如何满足档案管理需求的研究好像很少，仅从祁国宁教授新著《图解PDM》看到相关介绍，由于十分难得且篇幅不长，故将整节抄录如下（图略）：

    通常情况下，在6至12个月以后，产品数据的使用频率将会明显降低，此时就可以将这些产品数据存入光盘档案库中，这样可以减轻硬盘驱动器的负荷，并满足产品数据长期存档的要求。为此，必须将PDM系统与档案库系统集成在一起。通过一个通用的接口，电子数据档案库就可以像系统一样与PDM系统进行集成。

    在进行存档时，Cax文档从PDM系统的File-Vault中被读出来以后，传送到档案库系统的目录中，然后，档案库管理软件将该文件写到一个可读写光盘上。PDM系统通过数据交换文件将必要的信息通知档案库管理系统，这些信息包括文档编号、对象类和对象ID等。当某个文档（如工程图）可以以多种格式（如IGES、TIFF、CGM）存放时，需要用到后两种信息。被存档文件的元数据保存在PDM系统中。作为存档的标记，在文档对象中可以将某个属性置成文档被存档。对于那些被存入档案库系统的产品数据，必须能够通过PDM系统进行查询，必要时可以从档案库中输出。因此，必须向有关人员提供进入PDM系统和档案库系统的入口。

    上文提到的某航天企业，正在积极探索PDM和档案管理系统集成应用全面解决方案，他们请国内著名档案管理专家对PDM“系统描述文档”进行了评价，评价报告认为对需求把握比较准确，但是指出“现有PDM系统功能设计在产品文件全生命周期的管理上有欠缺，主要是长期管理视角的不足”。报告中对电子文件迁移、组织结构、业务规则、各类角色操作权限、工程更改过程等有关问题的妥善解决表示关注。

    个人观点
    个人认为解决PDM如何满足档案管理要求的问题的关键是：
    * 供应商要正视需求的客观存在，不能推托或回避。
    * 建立和完善相关制度，重新明确责任和权限。PDM文档管理和档案管理之间一个根本冲突是是管理权限从档案资料管理员转移到系统管理员或超级用户，而责任却没有随着转移。这种权限和责任分置的问题必须首先解决，它是解决其他问题的前提，否则所有的“脱节”、“两层皮”都无法避免。
    * 档案管理实现前端控制的同时，PDM文档管理系统应该实现“后端控制”，向文档生命周期终点方向延伸。
    * 建立新的流程或对现有流程进行改进，避免“脱节”的现象发生。
    * 更改控制非常难，有必要与质量管理和技术状态管理结合起来综合考虑。