企业一方面急需一个快速形成并合理分类管理这些文档的软件工具，特别是统一企业范围的这些文档的标准模版，另一个方面是提供一个快速的文档集中管理和检索的工具，能快速的利用已经形成的各种文档中的内容。
    当然这些文档应该在产品设计开发过程中的哪个步骤中生成，由谁生成，如何生成，信息之间如何关联，如何共享，如何批量地归档和正式化，也是企业面临的重要问题。
    2.3. 产品数据的信息孤岛问题。
    企业经过多年的信息化建设，在设计部门长期以来运用了各种计算机软件工具，这些工具在不同的阶段都对提高了日常的工作起到了很好的作用。
    但是也带来一些显然易见的问题，这些不同的应用程序，不同版本的应用程序所产生的电子文档通常是互不兼容的，例如CAD工具的版本问题，造成信息共享的问题，还有CAPP工艺文件无法很好的数据共享，企业内部如果需要共享这些数据，则必须在相关的计算机上安装各种各样的计算机软件工具。这些看似集中管理的文件形成了散落在不同计算机系统中的信息孤岛，信息不能被大多数的系统浏览，数据无法提取，很难再使用。企业为了解决某些数据的浏览问题可能投入了更多的资金去购买专业的软件来安装到相关人员的计算机中，也是一种投入的浪费。
    2.4. 产品数据的安全共享问题。
    产品数据的共享一方面是部门之间的产品数据共享，另外一方面是历史的产品设计数据对现有产品设计的一个参考。实际上目前产品数据由于缺乏共享机制，没有通过以产品、部件为组织形式，没有以部件特征参数为检索条件，各种产品数据之间缺乏联系，不能顺藤摸瓜式的将产品相关的数据获取，这种情况比较大的影响了产品的开发进度。
    设计人员往往比较注重某个设计软件带来的设计效率的提高，但是很多情况下忽视了这样的一个事实，真正用于设计绘图的时间并不多，而确定设计方案是最重要的事情，但是检索以前的设计方案，查找相关的技术文件，技术标准的时间约占用了40%的设计时间。更不用说设计提交后，部门之间数据的共享，特别是数据发生更改后的最新数据的共享所花费的时间和精力。
    在技术积累和技术共享方面没有形成一个信息平台，没有提供一种运行机制，无形资产没有更充分利用。
    市场竞争日趋激烈，人才流动比较频繁，信息化同时也带来企业无形资产和知识财富管理的困难。如何安全管理企业的无形资产资源，也是企业不得不面对的现实问题。现有的情况下，安全和共享是一个不可调和的矛盾。