进行动态监控

    监控并非一个静态的过程。要考虑目前和将来的风险评估、监控经验的收集与应用、策划方案、公司的强项和弱点。应该不断对监控计划进行回顾与调整，以保证满足公司运营的需要。

    事前监控机制的架构应该是分等级的。作为监控方法，由公司高层进行的审查使用频率最低，而基层进行的检查和自我监控最为频繁。无论是在事前还是事后监控中，监控频率和内容都要不断调整。可以运用评级体系来确定工作的轻重缓急，让这一调整过程更为轻松。监控机制的等级架构可以为关键绩效指标（key performance indicator，简称KPI）提供信息。

    所有监控数据都要放在一个整合的电脑数据库内进行管理，这样才能在全公司范围实现数据的智能查询。监控数据应按类别、重要性、流程、项目、客户等进行归类。对流程的违反和对流程的严格遵守同样值得重视。例如，当工作中出现了与一贯标准或已有管理体系有些相左的行为，这就是对流程的违反；但如果对该行为的反思能产生一个可以极大地改善执行流程的提议，这种违规就显得不那么严重了。较之于对管理标准的盲目遵从，流程本身的效率和效力更为重要。

    对事前和事后监控数据要进行维护，找出并研究相关趋势。这些数据可以作为KPI层级的一部分，帮助评估公司目前的运营状况。如果上层KPI发生变化，可以在下层KPI中寻找原因，发现问题。公司业绩如果出现下滑迹象，KPI是最为及时的预警信号。

    重大事故不常发生，一旦发生就会造成严重后果。因此，事前监控对于隐患大户尤其重要。事故原因错综复杂，必须有效控制各个可能的根源问题。因此KPI的设立要做到覆盖面广。

    明确监控责任

    人人都要参与监控工作，至少是自我监控。要做到责任明确，以便对监控措施进行设计、执行和持续的回顾总结。这必须作为整体管理体系的一部分，而不能是一个“孤岛”。如果材料太多无法一次完成总结，可分等级分别进行，再将结果汇总纳入整体管理审查。除非十分必要，否则不应成立独立的审查委员会。

    事后监控。事后监控通常在事故或未遂事故（near-miss）发生后进行。主要包括：描述事故发生前、发生时、发生后的情形；确定现有管理措施是否完备；收集事故的相关记录，以备日后进行同类事故的比较；执行公司的管理和汇报制度。

    较之事故汇报，对未遂事故进行的汇报更有价值，因为后者能够提供大量信息。未遂事故说明了风险控制的失败。根据英国卫生与安全管理局（Health and Safety Executive，简称HSE）的研究，每发生一例导致至少3天病假的受伤事故，就发生了7例轻伤事故和189例未遂事故。虽然未遂事故汇报通常与安全管理联系紧密，但也同样适用于管理的其他方面，如给顾客造成负面印象的质量问题。如果希望员工对未遂事故做到知无不言，就必须营造“公平的文化”，也即以往所说的“无责怪文化”（blame-free culture）。

    不论是事故、意外还是未遂事故，都要展开相应的分析，找出直接和根本原因。然后针对其实施有的放矢的改正措施，有时也要针对公司在管理方面表现出来的问题对症下药，如沟通、培训、文件管理、风险评估等方面的不足。在一定时间跨度内发生的类似事件，可以为相关风险评估的回顾总结提供信息支持。当然，也要记录和传达正面事件，如客户发来的贺信，并将其纳入回顾总结流程。

    事前监控。事前监控用于发现公司存在的问题，以防微杜渐。审计、调查、检查以及对标分析和健康监测等监控形式，不仅要在公司内部开展，还要适当地扩张到供应链等外围机构。这些监控工作应该分层级进行，同时要考虑到风险评估和以往的监控工作绩效。

    审计方法有很多，如以组织为基础和以流程为基础，它们都有利于提高监控效率。审计和检查的焦点不应该只放在质量或安全问题上，而要看到流程中所有隐患。让所有管理者参与监控工作，能帮助他们熟悉流程和工作现场，同时这也是他们敬业的表现。

    审计、回顾、检查等监控方式同样也可以用于关注具体问题，如公司发生的意外状况或新制度出台等热门话题。