三、纳入文件管理部门管理是实现PDM的组织保证
    3.1 根据PDMLink的管理属性确定管理归属
    根据上述分析，PDM是不同于目前科技文件管理方式的文件管理系统，是随着网络计算机技术的应用、随着电子文件的产生而产生的文件管理系统。既是技术文件形成、存贮、使用的数据系统，又是电子档案生成的摇篮，既是技术人员生成和使用有效设计数据的平台，也是文件档案管理部门实施文件管理的手段和平台。建设PDM系统时，应充分认识和以往文件管理系统的不同，更应认识其制造技术文件管理的本质，遵循文件管理原则，才能实现开发信息资源、提高信息化水平的目的。
    由实施PDM引出的文件管理需求不等同于岗位的或人员需求。这是因为PDM是管理手段和方式的改变，是资料档案部门原有管理业务的拓展，而不是业务面的增加。盲目的设岗增人将会引起管理界面不清，造成效率降低和资源浪费。如：在文件管理部门之外设置PDM管理岗位，文件管理部门只审查管理纸载体。这样做使处理文件问题多了一道环节，造成文件工作效率下降，同时割断了文件管理部门和PDM电子文件的联系，造成电子文件管理滞后、失真，影响到电子档案的形成，造成资源浪费。反之，由于文件管理部门没有在手段和方式上改进和拓展，自身的信息化程度和管理水平也无法提高。所以，将PDM纳入文件管理部门管理是实现PDM的组织保证。
    3.2 分析管理需求明确岗位职责
    应在单位内部明确因实施PDM而引发的业务模式变化和管理需求，在人员管理上调整、明确相应岗位职责并且与归档管理衔接。
    技术文件责任部门：按照标准化要求形成规范的技术文件和更改文件，以便生成和提取产品结构，关联产品数据，指导产品结构配置。
    科研计划和生产管理部门：按照管理职能正确给出调度和配置指令。
    标准化部门：给出文件编制的规范要求，包括：文档模板、数据词典、表示规则和构造基准等。指导并检查执行和应用情况。
    文件管理工作的岗位职责是：熟练掌握PDMLink操作原理和管理要求，按照型号技术文件要求，按照调度和配置指令，实施虚拟空间的产品数据采集和存储管理、产品结构树构造实施、产品配置实施、产品数据提供使用、产品数据更改等操作。
    3.3 建设与PDM接口的科技文件档案管理系统
    3.3.1 PDM以册为单位向科档系统提交电子文件数据
    科技文件综合档案管理系统（简称：科档系统）是文献和档案的存贮应用平台。其以“册”为单元实施管理并提供使用的文献管理模式，可面向包括使用PDM结构化文档在内的广大用户群，提供灵活、广泛、长期的电子文件数据使用。建立两个系统的接口，将PDM的文件导入科档系统，可为PDM数据提供一个更为长期、可靠、宽泛的保存和使用空间，获得更高的投资汇报。所以，应要求PDM对结构化文档以册为单位形成索引，通过接口向科档系统提供各类技术文件（包括更改单、技术通知单、协调单等）的电子文件数据。具体要求如下：
    a.  PDM按册形成文件索引并标识，通过接口有科档管理系统按册提取接收文件；
    b.  科档管理系统按图（代）号存储文件；
    c.  科档管理系统采集有关本册及本册所有文件的元数据，包括：文件（图）代号、文件名称、阶段标记、密级、页数、发布日期、编写人等；
    d.  采集本册标识并保持唯一，以便正确、完整地检索本册所有电子文件；
    e.  按更改单号存贮本次更改所有文件的原文及元数据。即：当更改方式为局部更改时，采集更改单及其元数据；当更改方式为换版更改时，采集更改单、有签署信息的文件及其所有元数据。应形成对应更改单的检索标识，以便完整地传递由更改发生的所有信息。
    3.3.2 提供科档管理系统的电子文件应信息完整
    文档属性、审签信息是电子文件的重要组成部分，直观显示并标识了文件的有效性、真实性、可靠性及使用性等，是文献数据的主要组成部分。所以，要求PDMT提供科档管理系统的电子文件原文数据应同时具备图代号、文件名称、签署人员及日期等元数据。即：
    经审签生效的图样，其标题栏应具有符合标准化要求的所有信息；
    经审签生效的表格、文字内容设计文件、研试文件、软件文档等，其签署栏应具有符合标准化要求的所有信息，并应做为首页与文件共同保存使用。
    事实证明，这是PDM电子文件的重要指标之一，直接影响到电子文件的使用性能。
    四、结论
    如同任何投资立项或购买的产品，如果认识不清，管理使用不当，将造成不可挽回的损失或浪费。对于PDM，应该认识到它是以产品结构为核心、管理图档、文档、成品和零部件（实物的映射）及变更对象，是制造文件结构化文档的管理系统，具备文件管理系统要素，能够保存元数据为电子文件归档提供档案凭证作用，其管理本质是文件管理。所以，实施PDM应遵循文件管理原则，纳入文件管理部门管理范围。这是信息化过程中合理改变业务流程的必须，是实现PDM的组织保证。