企业知识管理是一种新型的管理模式,它的基本要求如下:
第一,企业知识管理是对知识的管理,以知识生产管理为前提。知识的生产不同于其它物质和服务产品,它是在对知识的识别、获取、开发、研究、分解、使用和共享的全过程中进行的,在这些过程中,知识既被使用,又在不断地产生、形成和发展,新的知识在产生,原有的知识在发展。
第二,知识管理是以信息管理为基础,是信息管理的延伸和发展。信息管理只是将各种各样的信息以一定的方式汇总、组织起来,方便人们利用计算机来查询和检索,利用技术来进行信息采集、存贮和控制。而知识管理则是利用技术去分享知识(或信息)并把它们作为创新(发明)的手段或杠杆。知识管理是通过一组解决方案的集合寻找和识别与问题有关的关键性信息,并将这些信息进行提取,形成对某一问题的专门知识,作为决策的依据。知识管理就是把信息转化为知识,用知识指导决策并付诸行动,再将该行动转化为利润。有人将知识管理混同于信息管理,其实不然,知识与信息无论在内涵和外延,以及表现形式上都有所不同。近年来,由于经济发展的需要,知识管理开始从信息管理中孵化出来,逐步形成适应知识经济的新的管理模式。知识管理要求把信息与信息、信息与活动、信息与人联结起来,在人际交流的互动过程中实现知识的共享、运用和创新。从信息管理到知识管理的进化,是管理理论与实践中“人本”管理主线的进一步体现和发展。正如库珀所言:“正是由于信息与人的知识能力相结合,才导致知识的产生。它是一个运用信息创造某种行为的过程。这就是知识管理的目标”。那种简单地把知识管理等同于信息管理、把它置于信息管理的职权内的认识是不正确的,幸而发达国家的先进企业有见与此,纷纷在CEO与CIO之间设立了知识主管(CKO),来主责该项工作。
第三,企业的知识管理就是为企业实现知识的显性化和共享寻找新的途径,知识从形式上看可分为显性知识和隐性知识。显性知识是指以专利、科学发明和特殊技术等形式存在的知识。而隐性知识主要是指员工的创造性的知识,只存在于人的头脑中。隐性知识易于通过计算机进行整理和存储、通过高新技术手段和方法来管理。而隐性知识由于难于被他人观察了解,更无法奢谈共享和交流,如何管理它已成为知识管理的一大难题。为此,促进隐性知识向显性知识的转化继而实现共享,以及二者的互动促生在知识管理中具有更为重要的意义,它是知识创新永不衰竭的动力和源泉。
从知识管理的发展进程来看,企业知识管理可分为知识的生成管理、知识的交流管理、知识的积累管理、知识的应用管理,它们互相制约形成一个有机的管理体系。其中知识的应用是管理的目的,知识的交流是生成知识的手段和途径,知识更新是企业创新的动力,知识的积累是知识和企业发展的基础。实施知识管理必须重视学习和培训,实施全员教育和终身教育,激发企业和员工的创新能力,增强企业的活力,不断创新、超越自我,永远高人一筹、先行一步,这是企业效率之本,发达之源。知识只有交流才能发展,只有使用才能增殖,只有交流和反复使用才能持续地派生知识,交流越快、使用越广,效果越好。其中知识共享是关键,也是难点所在,它直接制约着知识的生成和交流,更关系到知识的管理和效果。要着力于实现知识的共享,满足隐性知识拥有者的利益要求,激发企业员工(包括客户)把分散在头脑中的零星的知识资源整合成强有力的知识力量,形成企业的集体智慧,提高对市场的应变能力和知识的创新能力,这正是知识管理的出发点和优势。为了能为使企业更好地管理其知识资源,世界著名的企业管理软件公司、SAP公司已经开发出了相应的知识管理工具,帮助企业用系统的方法来管理知识和信息,来满足企业适应新环境的需求。SAP的知识管理策略是通过工具、内容和服务三个部分来帮助那些掌握知识的人与需要知识的人进行联系,实现知识共享,创造价值。例如,SAP为瑞士银行提供了一种带有知识分布图的Intranet,使得银行能为每个雇员创建一个WEB网页,上面放有他们的所有基本信息,如专业技能、知识、经验、特长等信息,使需要帮助的其它员工能够方便地找到所需寻找的人,实现知识共享。目前,一些国际著名的公司,如GE公司,HP公司、朗讯科技公司、摩托罗拉公司,道尔化学公司,惠普公司,施乐公司,西门子公司等居于行业领先地位的公司,都已开始实施知识管理,建立了一套管理体系,并纷纷在企业中设立了知识主管,利用“知识资源”来获得真正的竞争优势,巩固其领袖地位。
最后,企业的知识管理有它特有的基本原则,只有贯彻这些原则,,知识管理才能有效运行,结出硕果。Knowledge Associates Limited 的CEO Ron Young 指出,根据知识管理的基本要求,必须贯彻信任、交流、学习和分享的四个原则。信任是企业组织文化的基础,是实现知识交流、使用与共享的前提,有了企业内外成员之间的信任,才能建立知识的良性循环,并朝着知识交流和共享的方向螺旋式上升;反之,则会出现知识的恶性循环,并朝着知识保护和封闭的方向而螺旋式下降。交流是加强信任、引发合作、促进知识的创新与共享,增强知识使用和创造力的手段,没有交流,将会使知识降低甚至失去效应和创新。学习是获取知识、促进发展、催动创造的必由之路,也会促进成员间的信任和知识的交流与共享。分享是知识发展和创新的关键,是使隐性知识显性化的途径。企业的知识管理,就是在贯彻上述原则中,在互相信任、公开交流、相会学习、实现分享的良性循环中,提高自己的应变能力、创新能力和竞争能力。
企业知识管理的实施,还有赖于建立自己特有的机制、组织结构和企业文化,运用相应的方法来实现。尽管目前它还是一个初生婴儿,人们对它尚不熟悉,甚至存在几分朦胧、几分困惑,但它距我们并不遥远,研究和实施知识管理,已成为迎接知识经济时代挑战的重要战略,也是企业界面临的战略任务。