要想解决以上存在的问题,管理人员必须首先明白,一个公正而又清晰的考核标准应当包含两方面的基本信息:
一是告诉员工应该做什么。比如行政秘书工作,该职务的工作内容和责任就应该包括:打字、接待、计划安排、文件与资料管理、办公室一般服务。通常,这一部分的信息是依据"职务说明书"得到的。国外企业一般的习惯做法是,新员工在上岗的同时就会得到一份"职务说明书",在职务说明书中,详细地列出了该岗位的任职资格和工作范围与目标。这种做法是非常值得我国企业借鉴的。但要将企业里的每个岗位做出准确的描述并非易事。进行职务分析,不仅是为考核提供依据,同时也能消除企业中当前依然存在的"因人设事"、"人浮于事"的现象,有利于提高企业的效益。所以,企业应完善内部管理,从基础工作抓起,在定岗定编工作的基础上完善职务分析。
二是员工做到何种程度并用描述性语言对不同程度加以界定。比如要考核员工的工作质量,如果我们可以把工作质量分成杰出、很好、好、需要改进和不令人满意这样五个档次的话,杰出的含义就是指所完成工作的精确度、彻底性和可接受性十分突出,并且明显地比其他人优异得多。好的含义指的是所完成工作的精确度、彻底性和可接受性是称职的,可信赖的,达到了工作质量标准的要求。这样,才会使考核更具有可比性,并且使考核者更容易对考核结果进行解释。
在实施过程中,管理人员还应当明白,考核标准的制定应是管理人员与员工两方面共同确认的。虽然考核标准是用来衡量企业内员工工作各个方面好与坏的尺标,但这绝不意味着考核标准仅仅是管理者们单方面就可以加以确定的事情。与企业中员工达成共识,是标准最终得以贯彻、实施并赢得一致拥护的前提。
三、考核的具体操作
考核的过程就是比较的过程,是搜集到的员工信息与考核标准进行客观对比的过程。由于在企业内部存在以下原因,使考核结果不准确,产生了偏差。
(一)考核者的思维方式不同
由于在考核者之间存在着思维方式的不同,在考核时,对同一件事情的看法就会有所不同。究其原因,往往是因为一些考核者在考核时,不自觉地出偏,对态度、性格合自己心意的人评价过高,对自己看不惯的人评价偏低。例如,有些考核者推崇艰苦朴素的生活作风,那么,追求时尚、个性化的年轻人恐怕就会被认为是不踏实、不稳重。那些因为存在一些考核者不喜欢、不欣赏的个性品质的员工哺其考绩很可能会很糟糕,这的确并不是因为工作本身干的不好导致的。
(二)对标准的理解不同
将员工的实际表现与标准做比较时,再公正客观的比较也会带有不同程度的主观因素。对标准有不同的主观理解是使考核结果产生偏差的主要原因之一。其结果,就会产生对标准衡量尺度的宽严不一。有些考核者要求过高,经常表现出对员工的工作感到失望,在考核时,就会低估员工应得到的评价。相反,有些考核者认为最好的员工是根本不存在的,最差的员工也是很难找到的,于是往往习惯于将员工都评定为中间等级。
事实上,影响考核出现偏差的因素是多种多样和复杂的。要想将上述所说的偏差对考核结果造成的影响减少到最小程度,可以采取这样一些措施:首先,要对以上可能产生的偏差有一个清楚的认识。因为搞清楚可能出现的偏差会有助于考核时避免这些问题的出现;其次,应选择正确的考核方法。每一种考核方法,无论是量表法、人员比较法还是行为事件法,都各有其优点和不足。在对员工进行考核时,可有所侧重地结合起来加以灵活运用;最后,考核前对考核者进行培训也是十分必要的。在培训中不仅要对考核的必要性在理论上进行讲解,更重要的是,要对考核的具体内容标准以及它们之间的关系做出说明。与此同时,还要对员工考核过程中会出现的失误进行详尽的讲评,并可利用案例加以解释。最好能进行模拟考核,以使培训更加有效。
四、考核结束
目前在企业中,考核依然笼罩着一层"神秘"的色彩,考核活动既不允许员工本人参加也不让员工了解考核结果,由此失去了考核的一项真正意义。主要原因如下:
(一)考核工作就是管理者行使职权
企业里一些管理人员认为,对员工进行考核就是管理者的工作,员工只能接受其结果,是奖是惩只能惟命是从,只有这样才能充分地体现出管理的严肃性和权威性。
(二)考核结果与员工进行沟通太麻烦
一些管理人员认为,考核结果与员工沟通还是应该的,但真正沟通起来面临的困难不少,要想达到好的沟通结果还需要具备许多条件,与其这么复杂,还不如减掉省心。特别是万一沟通效果不好,还会引起纠纷,产生紧张和矛盾。
正确的做法应当是:首先,明确参与考核的人与机构。一般情况下,直接主管人员、同事、员工本人、下级甚至工作绩效评价委员会都是考核工作的参与者;其次,对考核结果必须展开面谈。这是考核结果出来后极其重要的一个环节。因为考核员工本身并不是目的,只有双方通过全方位的沟通,对考核结果有了一致的认识,并对改进目标与方向达成共识,员工接受了考核结果,并准备朝着改进目标去努力,考核才真正有效。当然,处理好沟通的每一个环节是需要勇气和条件的,这也正是对我们企业管理人员水平和才干的一次检验。