主题词：电子文件，信息化

摘要：文章分析了电子文件和纸质文件的差异，论述电子文件由正文、索引属性和过程属性三部分组成，索引属性记录文件定位的信息，过程属性记录文件的真实性信息。电子文件在编制、签署、发布、传递和更改等生命周期阶段，正文、索引属性和过程属性三者必须同步操作。

1．前言
    随着信息网络技术的普及，型号研制过程中几乎全部的图纸、文件都采用计算机编辑制作。文件的载体形式已经逐步从纸张过渡到数字介质，成为电子文件。电子文件和纸质文件相比有许多优点，如高速传递、易于检索和大容量等。其瞬时传递性有利于在跨地域大规模协作研制生产当中保正技术状态的一致性。其易于检索特性，有利于资料的查找、检索和知识管理的实施。其大容量性，可大幅度降低保管成本。尽管电子文件有上述大量的优点，却在签署、传递、更改和回收等传统的文件生命周期管理出现了一些问题。比如纸质文件可以凭手写体签署确认文件的有效性；而电子文件却不行，计算机当中复制一个人的笔迹非常容易；纸质文件可以准确完成回收操作，而电子文件一旦发出，非常容易被复制，原件和复制件没有任何差别，因而就几乎不可能完成传统意义上的回收操作。造成这些缺憾的原因究竟是什么，这迫使我们研究电子文件的组成进行深入研究，以便寻找解决上述问题的答案。

2.电子文件的组成
    电子文件的组成究竟是什么？一般我们认为电子文件就是文件的数字载体形式（如WORD格式文件、AUTOCAD格式图纸等）。但经过研究我们发现数字格式文件所承载的信息量实际上是小于纸张载体形式所承载的信息量。（如图1）。

    以WORD格式文件为例，纸张文件除了文字内容传递的信息以外，可以通过签署笔迹传递签署者的身份信息；可以通过纸张的材质传递印刷年代的大致信息；可以通过其上的污渍传递出文件的流转路径的大致信息（如：有油污的图纸可能是到过车间的）。而这些信息却无法在WORD文件当中找到，这表明其传递的信息是小于纸张载体形式。说明我们原来认为WORD文件就是电子文件全部的认识是错误的，必须加上另一部分特殊的信息载体，才能等同于纸张文件传递信息量（图2）。

    这部分特殊的信息载体究竟是什么呢？经过深入研究，我们发现应当增加两部分属性信息可完成上面的等式，使电子文件能和纸张载体形式承载同样的信息。这两部分信息分别是索引属性和过程属性信息（图三）。