所谓索引属性指的是用于文件搜索定位的信息如：题名、产品名称、产品代号和主题词等，类似于用于纸质文件管理的索引卡片包括的信息。过程属性指的是记载文件形成和使用的过程信息，如提交日期、签署人、签署日期、签署意见等一系列用于证明文件真实性的信息。
  
    为什么要分为索引属性和过程属性呢？原因是这两类信息有较大区别。索引属性用于定位和检索；而过程属性则用于证明文件的真实性。索引属性的信息来源于文件正文；而过程属性的信息来源于过程；

    索引属性的信息需要手工填写；而过程属性由程序自动写入；索引属性必须随同正文进行修改；而过程属性则不允许修改。
   
    严格的讲索引属性包含的内容在正文里面都有，为什么同一信息要在两个地方保存？这是由于下面的原因造成的。过去为了方便文件的检索，必须为文件编制检索卡片。电子文件同样必须建立索引信息才能便于检索。过去在文件传递到另外一个单位时检索卡片是不传递的，而是由接收单位重新制作检索卡片。如果电子文件继续沿用这个办法，索引信息不参与传递，而由接收单位重新编制索引信息。则电子文件的高速传递特性就丧失了。因此应建立索引属性保存电子文件的索引信息，并作为电子文件的一个组成部分同时参与传递。

    索引属性、过程属性和正文三部分是分别存储的，它们必须结为一个整体才能生效，因此必须有一个文件管理信息系统来实现，为每一个电子文件颁发一个终身不变的编码，用这个编码分别标识正文、索引属性和过程属性就可以把三者结为一个整体。PDM、档案管理系统和OA系统必须具有这样的功能。

3.电子文件组成理论的应用

    在理解电子文件是由正文、索引属性和过程属性三部分组成理论的后，我们来看一下如何运用这个理论来解决本文开篇时提到的难题。纸质文件根据签署笔迹来判断真实性，而电子文件的真实性是有过程属性承载的，因此只需查询其过程属性便可辨别真伪。文件失效后，纸张文件通过收回原发放件使其丧失有效性。电子文件则可以通过切断正文和过程属性的关联关系，令其丧失有效性。

    运用上面论述的电子文件组成理论，电子文件生命周期中在编写、签署、发布、更改、传递和回收等阶段中，正文、索引属性和过程属性三部分需要同时进行操作，其操作内容见表一。

4．结论

    电子文件由正文、索引属性和过程属性三部分组成，索引属性记录题名、产品名称、产品代号和主题词等用于定位的信息。过程属性记录提交日期、签署人、签署日期和签署意见等过程当中产生的附加信息，承载文件的真实性信息。电子文件在编制、签署、发布、传递和更改等生命周期阶段，正文、索引属性和过程属性三者必须同步操作。