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第六章项目方案

第二节项目分解与管理

项目管理在生活和工作过程中越来越受到重视，越来越强调科学的管理一个项目，系统地思考问题。一个好的组织要有战略管理和项目管理来相互支持，战略管理强调做正确的事情，项目管理强调把事情做正确，那么在项目管理过程中我们就要按照正确的思路来进行。

6.2.1 制定项目方案里程碑

里程碑是项目管理不可忽视的一部分，里程碑是项目中的重大事件，在项目过程中不占资源，是一个时间点，通常指一个可支付成果的完成。编制里程碑计划对项目的目标和范围的管理很重要，协助范围的审核，给项目执行提供指导，好的里程碑计划就像一张地图指导用户该怎么走。

6.2.1.1 项目里程碑制定常见步骤

编制里程碑计划最好是由项目的关键管理者和关键项目干系人召开项目启动专题会议共同讨论和制定，并不是由一个或者少数几个人拍脑袋来确定，里程碑目标一定要明确。通过这种集体参与的方式比项目经理独自制定里程碑计划并强行要求项目组执行要好得多，它可以使里程碑计划获得更大范围的支持。一般启动专题会议参会人数不应超过6人，人太多了不利于意见的统一。编制里程碑计划的具体步骤一般如下：

1）认可最终的里程碑：要求参会人员一致认可最终的里程碑，并取得共识。这项工作在准备项目定义报告时就应完成。

2）集体讨论所有可能的里程碑：集体讨论所有可能的里程碑，与会成员通过头脑风暴法，把这些观点一一记录在活动挂图上，以便选择最终的里程碑。

3）审核备选里程碑：得到的所有备选里程碑，它们中有的是另一个里程碑的一部分；有的则是活动，不能算是里程碑，但这些活动可以帮助我们明确认识一些里程碑。当整理这些里程碑之间的关系时，应该记录下会议判断结果，尤其要判定哪些是具有包含关系的里程碑。

4）对各结果路径进行实验：把结果路径写在白板上，把每个里程碑各写在一篇“便事贴”上，按照它们的发生顺序进行适当的调整和改变。

5）用连线表示里程碑之间的逻辑关系：用连线表示里程碑之间的逻辑关系是从项目最终产品开始，用倒推法画出它们的逻辑关系。这个步骤有可能会促使与会人员重新考虑里程碑的定义，也有可能是添加新的里程碑、合并里程碑，甚至会改变结果路径的定义。

6）确定最终的里程碑计划，提供给项目重要干系人审核和批准。然后把确定的里程碑用图表的方式在战略管理系统中实现，甚至张贴在项目管理办公室，以便大家时时能把握。

经过以上的6个步骤，可以确定最终的里程碑。将它挑选出来并纳入计划，里程碑计划编制工作就完成了。以上是编制里程碑计划常用的步骤，但是由于项目的唯一性和独特性特点，我们在实践中不要拘泥于形式，灵活运用即可。

6.2.1.2 鱼骨图及其在项目管理中的应用

鱼骨图（Cause & Effect/Fishbone Diagram）是咨询公司在协助企业进行全面质量管理、流程分析等过程中常见的工具之一。问题的特性总是受到一些因素的影响，我们通过头脑风暴法等方法找出这些因素，并将它们与特性值一起，按相互关联性整理而成的层次分明、条理清楚，并标出重要因素的图形。这一图形叫特性要因图，因其形状如鱼骨，所以又叫鱼骨图，它是一种透过现象看本质的分析方法。所以人们又称之为“因果图”。

鱼骨图是由日本管理大师石川馨先生发明的，故又名石川图。1953年在日本川琦制铁公司，鱼骨图由质量管理专家石川馨最早使用的，是为了寻找产生某种质量问题的原因，发动大家谈看法，做分析，将群众的意见反映在一张图上，就是因果图。用此图分析产生问题的原因，便于集思广益。因为这种图反映的因果关系直观、醒目、条例分明，用起来比较方便，效果好，所以得到了许多企业的重视。

使用该法首先要分清因果地位；其次要注意因果对应，任何结果由一定的原因引起，一定的原因产生一定的结果。因果常是一一对应的，不能混淆；最后，要循因导果，执果索因，从不同的方向用不同的思维方式去进行因果分析，这也有利于发展多向性思维。

使用鱼骨图，能够使分析人员集中于问题的实质内容，避免受问题的历史或不同的个人观点干扰；使组员了解项目小组在围绕某个问题时产生的集体智慧和意见，有助于找到有效的解决方案；使项目小组聚焦于问题的原因，而不是问题的症状。

鱼骨图自产生以来，有各种广泛的应用，我们可以根据其应用把鱼骨图分为三种类型：

1）整理问题型鱼骨图：各要素与所分析问题之间不存在原因关系，而是结构构成关系。

2）原因型鱼骨图：鱼头在右，所分析的问题通常表达为“为什么……”。

3）对策型鱼骨图：鱼头在左，所分析的问题通常表达为“如何提高/改善……”。

鱼骨图在项目管理中，往往用于整理项目的结构。通过对项目进行里程碑分解，找出影响项目进度的关键任务，并将它们按相互关联性整理成层次分明、条理清楚的鱼骨图。

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6.2.2 项目方案详细视图

使用SAP战略管理的项目方案组件界面中的“详细视图”，可以查看、管理所选项目方案的里程碑和子里程碑。项目方案的详细视图有两种显示方式：

1）里程碑汇总；

2）鱼骨图。

下面，我们分别介绍不同显示界面下的相关操作。

6.2.2.1 查看项目里程碑列表

里程碑汇总视图如图6-5所示。在项目方案组件，单击项目方案汇总，就能显示详细视图。如果没有显示，单击方块按钮进行显示。

里程碑汇总列表中列示的是对选定项目方案进行支持的各项任务。它们相对独立，又具有一定的先后关系。用户可以指定任何数量的里程碑的项目方案。如果一个里程碑比较复杂，它可以再分解成子里程碑。

里程碑/子里程碑列表中，显示出各项目里程碑和子里程碑的名称、所有者（团队）、完成百分比、重要性、开始日期、期望完成日期和实际完成日期等详细信息。

1．里程碑/子里程碑

查看选定项目方案下的所有里程碑和子里程碑时，其背景色为白色与灰色交替显示。即列表中的第一个里程碑及其所有的子里程碑显示白色背景；下一个里程碑及其所有子里程碑显示为灰色背景；下一个里程碑又是白色背景的。在同一个里程碑下，子里程碑会缩进显示。

每一个里程碑/子里程碑名称前面会显示出该每一个里程碑/子里程碑的状态，显示里程碑进度是落后、按时或提前，并进而决定了项目方案的计划状态。计划状态在里程碑汇总视图显示为彩色的圆点，在鱼骨图中显示为彩色的小时钟。计划状态也会显示在优先级矩阵里。

里程碑的状态确定有两个选项：

·状态基于规则；

·状态自定义为：用户手工指定其计划状态。

使用不同的选项，其计划状态的确定规则也不同。

1）如果里程碑使用“状态基于规则”选项，其计划状态通过以下规则确定：

① 如果里程碑已完成（有实际完成日期），实际完成日期与计划完成日期进行比较。

·如果实际完成时间早于计划完成时间，里程碑计划状态为提前（绿色）。

·如果实际完成时间晚于计划完成时间，里程碑计划状态为落后（红色）。

·如果实际完成时间和计划完成时间一样，里程碑计划状态为按时完成（黄色）。

② 如果里程碑还在执行中（没有实际完成日期），当前系统日期与计划完成日期进行比较。

·如果当前系统日期早于计划完成时间，里程碑计划状态为按时完成（黄色）。

·如果当前系统日期等于或晚于计划完成时间，里程碑计划状态为落后（红色）。

2）用户还可以覆盖基于规则的状态，直接手工指定里程碑或者子里程碑的状态。例如，某个里程碑计划在一周后结束，但已落后于计划进度，用户可以直接指定其状态。

2．所有者（团队）

所有者（团队）列中显示的是里程碑或子里程碑的所有者，单击所有者名称右方的图标，系统会弹出一个信息框，显示里程碑或子里程碑的团队成员名单。单击信息框右上角的关闭按钮可以关闭信息框。

3．完成百分比：

显示相应里程碑或子里程碑的完成百分比。

4．重要性：

查看相应里程碑或子里程碑对其项目方案的重要程度。一般的标准设置是中等重要程度。重要程度高代表里程碑具有重大意义或紧急的优先级。重要程度低表示里程碑/子里程碑是可选或轻微的。

5．开始日期、期望完成日期和实际完成日期

如果实际完成日期是空白的，说明里程碑或子里程碑尚未结束。正如我们在前面介绍的，这些日期先后关系会影响一个里程碑或子里程碑的计划状态。

用户可以使用这些字段对里程碑/子里程碑进行排序，当前排序列显示向下箭头，并且该列单元格的背景颜色显示为灰色。里程碑按日期从早到晚排序，同一个里程碑所属的子里程碑也按同一方式进行排序。如果多于一个里程碑具有相同的日期，这些里程碑按里程碑名称进行排序。

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6.2.2.2 使用鱼骨图查看项目里程碑

通过单击项目方案详细视图里的“鱼骨图”按钮，可以使用鱼骨图查看项目的里程碑，如图6-14所示。

图6-14 查看项目方案鱼骨图

在鱼骨图界面中，项目方案的所有里程碑按其期望完成日期从左到右进行排序。最左边的里程碑，其期望完成日期距离该项目方案的期望完成日期最远。最右边的里程碑，其期望完成日期距离该项目方案的期望完成日期最接近。每一个里程碑或子里程碑都有一个计划状态，用不同颜色的小时钟表示。其计划状态确定的规则和上一小节中介绍的规则是一样的。

如果一个里程碑具有子里程碑，在里程碑的下方会出现一个链接。如图6-14中的第一个里程碑。链接的名称为“子里程碑=n”，其中n表示子里程碑的个数。单击这一链接，系统会显示由该里程碑及其子里程碑构成的一个子鱼骨图，如图6-15所示。

图6-15 在鱼骨图中查看子里程碑