第二章 系统服务

    在使用用友ERP-U8时不仅可建立多个账套，且每个账套中可存放多个年度的会计数据。这样，对不同核算单位、不同时期数据的操作只需通过设置相应系统路径即可进行，且由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，对利用历史数据的查询和比较分析也特别方便。

    2.4.1  建立年度账

    年度账的建立是在已有上年度账套的基础上，通过年度账建立，自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中。对于上年余额等信息需要在年度账结转操作完成之后，由上年自动转入下年的新年度账中。“

• 账套是年度账的上一级，账套是由年度账组成的。先有账套才有年度账，一个账套可拥有多个年度账。例如，某单位建立账套“001正式账套”后在2008年使用，在2009年的期初，建2009年年度账后使用，则“001正式账套”具有两个子年度账，即“001正式账套2008年”和“001正式账套2009年”。
• 对于拥有多个核算单位的客户，可拥有多个账套。

    建立年度账的具体操作步骤如下：

    步骤一：以账套主管的身份登录到“系统管理”窗口，选定需要进行建立新年度账套和上年度账套的时间，进入系统管理窗口。例如，需要建立999演示账套的2009新年度账，此时就要注册999账套的2008年度账。

    步骤二：在系统管理窗口中选择“年度账”→“建立”选项，即可进入创建年度账窗口。其中有两个栏目“账套”和“会计年度”（使用默认即可），此时不能进行修改操作。如果需要调整，则单击“否”按钮重新注册登录选择即可。如果确认可以建立新年度账，则单击“确定”按钮；如果要放弃年度账的建立则单击“否”按钮。

    只有具有账套主管权限的用户才能进行有关年度账的操作。在用友ERP-U8软件中，账套和年度账具有一定的区别的，具体体现在如下方面：

    账套是年度账的上一级，账套由年度账组成。首先有账套然后才有年度账，一个账套可以拥有多个年度的年度账。例如：某单位建立账套“001正式账套”后在2009年使用，然后在2009年的期初建立2009年度账后也使用，则“001正式账套”具有两个子年度账即“001正式账套2008年”和“001正式账套2009年”。

    对于拥有多个核算单位的客户，可以拥有多个账套（最多可以拥有999个账套）。

    2.4.2  引入年度账

    年度账中的引入与账套中的引入含义基本相同，区别是年度账操作中的引入不针对某个账套，而针对账套中某一年度的年度账。年度账引入操作与账套引入操作也基本一致，但年度账引入的是年度数据备份文件（由系统卸出的年度账备份文件，前缀名统一为uferpyer）。

    具体操作步骤如下：

    步骤一：以账套主管身份登录到“系统管理”窗口中，选择“年度账”→“引入”选项，打开“请选择年度账备份文件”对话框，如图2-38所示。

图2-38 “请选择年度账备份文件”对话框

    步骤二：在其中选择要引入的年度账套数据备份文件和引入路径之后，单击“确定”按钮表示确认，即可弹出如图2-39所示的信息提示框。

图2-39  信息提示框
 

    步骤三：单击“确定”按钮，即可打开“请选择年度账引入的目录”对话框，选择要引入的目录，如图2-40所示。单击“确定”按钮，即可开始年度账的引入操作，如图2-41所示。

图2-40 “请选择年度账引入的目录”对话框


图2-41  引入年度账

    2.4.3  输出年度账

    年度账的输出作用和账套输出的作用相同，年度账的输出方式非常有利于有多个异地单位的客户的及时集中管理。例如，某单位总部在北京，其上海分公司每月需要将最新的数据传输到北京。第一次只需上海将账套输出（备份），传输到北京并进行引入（恢复备份）之后，再需要传输数据时只要将年度账进行输出（备份）引入（恢复备份）即可。

    这样的方式使得以后的数据传输只传输年度账即可，其好处是传输的数据量小，便于传输时提高效率和降低费用。年度账备份的具体操作步骤如下：

    步骤一：以账套主管身份登录到“系统管理”窗口中，选择“年度账”→“输出”选项，即可弹出“输出年度数据”对话框，如图2-42所示。

图2-42 “输出年度数据”对话框


图2-43  信息提示框

    步骤二：在“选择年度”处将会列示出需要输出当前注册账套年度账的年份（为不可修改项），单击“确认”按钮，弹出“请选择年度账备份文件”对话框，选择需要引出的账套。单击“确定”按钮可自动进行输出工作，输出完毕，弹出如图2-43所示的信息提示框，单击“确定”按钮，完成输出操作。

    2.4.4  年度账的结转

    企业都是持续经营的，企业的日常工作也是一个连续性的工作。但为了统计分析的需要，可以人为地将企业持续的经营时间划分为一定的时间段，一般以年为最大单位来统计。因此，每到年末都需要启用新年度账，并将上年度中的相关模块的余额及其他信息结转到新年度账中。结转年度账的具体操作步骤如下：

    步骤一：以账套主管的身份选定账套注册登录，进入系统管理窗口（此时注册的年度应该是需要进行结转的年度，如需将2005年的数据结转到2006年，则应以2006年注册进入）。

    步骤二：在系统管理窗口中选择“年度账”→“结转上年数据”选项，单击相应模块结转功能即可进行上年数据的结转。

    步骤三：在各相关模块确认之后，还需要根据各相关模块进行系统检查从而给出提示，由于各模块的内容不同，所以检查出的结果也不尽相同。

    结转上年数据前要建立新年度账。建立新年度账后，用户可以执行供销链产品、生产制造、人力资源、CRM、资金管理、固定资产、工资系统、总账、网上银行的上年数据结转。

    2.4.5  清空年度数据

    当某些年度账中错误太多，或用户不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度的时候，就可以使用清空年度数据的功能。“清空”并不是指将年度账的数据全部清空，而还是要保留一些信息，主要有基础信息、系统预置的科目报表等。保留这些信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。清空年度数据的具体操作步骤如下：

    步骤一：以账套主管的身份注册，并且选定账套，即可进入系统管理窗口。

    步骤二：在系统管理窗口中选择“年度账”→“清空年度数据”选项，打开“清空年度数据库”对话框，如图2-44所示。

图2-44 “清空年度数据库”对话框
 

    步骤三：单击“确认”按钮表示确认。为保险起见，系统还将弹出一信息提示框，要求用户进行再度确认，如图2-45所示。如果想放弃则单击“否”按钮，如果单击“是”按钮将开始进行清空年度数据操作。在年度数据清空之后，系统将弹出确认窗口。单击“确认”按钮，即可完成清空年度数据操作。
 

 图2-45  信息提示框